Professionele marketeers hebben absoluut een marketing budget planning nodig, als ze op elk moment van het jaar een goed inzicht in de voortgang van hun marketingbudget willen. Toch worstelen veel marketeers met het opzetten van een marketingbudget en met het implementeren van een budgetplanning voor marketing. Nochtans is dit eenvoudiger dan je denkt. In dit artikel geef ik een stappenplan om snel een logische en overzichtelijke opbouw voor een planning van je marketingbudget op te zetten.
In dit artikel leer je:
Het startpunt voor je marketing budget planning is het definiëren van de marketingprojecten waarvoor je een budgetplanning wil bijhouden. In principe volgt deze planning de structuur waarop je marketingplanning is opgebouwd, dus met dezelfde projecten zoals je terugvindt in je marketing- of projectplanning. De meest gebruikte tools voor marketing- of projectplanning zijn Excel, een project management tool (bv. Asana, Trello, Monday, …) of een specifieke marketing planning tool als Husky. Wie Husky gebruikt, die kan snel naar stap 2 omdat de marketingprojecten de basis zijn om de marketing planning tool in te richten.
Voorbeeld van een projectstructuur in 4 groepen en 9 projecten om het marketingbudget vorm te geven.
Wat is het marketingbudget voor het lopende of komende boekjaar? In principe zou dat enkele weken voor het opmaken van je marketingbudgettering bekend moeten zijn, in de vorm van een bedrag dat je mag spenderen aan marketingprojecten. Dat bedrag wordt meestal toegezegd door het (financieel) management van een bedrijf. De meest voorkomende vormen om dat marketingbudget te bepalen zijn een herhaling van het vorige boekjaar, een goedkeuring van een gewenst marketingbudget of een percentage van een omzetcijfer.
Voorbeeld van een totaal marketingbudget in Husky, zowel als totaal bedrag als in de vorm van een rode stippellijn als limiet voor projectbudgetten, verwachte kosten en facturen.
We hebben nu een overzicht van de verschillende marketingprojecten die we zullen voeren én we kennen het totale marketingbudget die deze projecten niet mogen overschrijden. De volgende stap is nu het toewijzen van dat marketingbudget aan de verschillende marketingprojecten. Ook hier kan je werken met een herhaling van een eerder boekjaar, met een gewenst budget voor het project of met een percentage van de omzet of van het totale marketingbudget.
Na een toewijzing van het totale marketingbudget aan de verschillende marketingprojecten rest nog een vrij te spenderen marketingbudget van €75.000 in dit voorbeeld. Het is aangeraden om nooit het volledige marketingbudget te verdelen, maar om een vrij budget te hebben zodat je nog op opportuniteiten kan inspelen.
Deze stap kan wat verwarrend klinken, maar in de praktijk is ze vrij logisch. Neem in de bovenstaande afbeelding het budget van €210.000 voor events als voorbeeld. Bij het begin van het boekjaar kan je wellicht al voorspellen welke kosten er al toegewezen zijn, zoals bv. de kosten voor deelname. Of neem het budget van €400.000 voor digital marketing, waarvan de helft naar een jaarcontract met je digitale marketingbureau gaat en de andere helft naar mediakosten die in het contract zijn vervat. De kosten voor content marketing zouden dan wel nog ‘niet toegewezen’ aan een bepaalde partij kunnen zijn.
In dit voorbeeld is het volledige projectbudget van €150.000 bij het begin van het boekjaar als toegewezen of ‘opgebruikt’ aan de dienstverlening van het marketingbureau en aan de verwachte mediakosten. Er rest dus €0 over om tijdens het boekjaar te budgetteren. De verwachte kosten zijn in dit geval aan het volledige projectbudget.
Als we nu naar het volledige marketingbudget kijken, dan zien we dat bij het begin van het boekjaar de verwachte kosten (groene balk linksboven) bij de helft van ons budget uitmaken, €485.000 is al toegewezen aan één of meerdere partijen, er rest binnen het totale projectbudget van €925.000 nog €440.000 over om toe te wijzen aan dienstverleners, media of andere leveranciers.
Zodra het boekjaar start zal je facturen voor prestaties, media of andere kosten moeten goedkeuren zodat ze door de boekhouding geboekt en betaald kunnen worden. Laat de facturen niet zomaar doorgaan, maar voeg ze aan je marketingbudget toe. Dit is een zeer waardevolle toevoeging omdat je zo op elk moment van het jaar een perfect overzicht hebt van je gespendeerd en van je vrij budget.
Eind april van het lopende boekjaar hebben we voor €271.711 facturen goedgekeurd zodat we nog €653.289 vrij hebben binnen ons totaal projectbudget. Tevens zien we dat het marketingbudget voor brochures nu al overschreden is.
Zo, ben je klaar om je eigen marketing budget planning op te zetten? Start vandaag nog een gratis proefperiode van Husky Marketing Planner. Je kunt snel aan de slag met het toewijzen van budgetten aan projecten en/of campagnes en je hebt op elk moment van het boekjaar een perfect overzicht van vrije en toegewezen budgetten.
Wil je extra tips voor het analyseren en beheren van je marketingbudget? Lees dan ons artikel over het beheren van een marketingbudget.
De aanbevolen manier om Husky snel en professioneel te ontdekken.
Demo door een marketeer met ervaring in marketingplanning. Na de demo richten we Husky op maat in voor je proefperiode.
Ideaal om na een demo aan de slag te gaan met jouw marketingplanning.
Voorgaande demo is niet verplicht, maar wel aangewezen.
Proefperiode duurt 14 dagen, alle functies zijn beschikbaar.
Geen automatische verlenging of abonnement, proefperiode is 100% vrijblijvend en stopt automatisch.
